Un déménagement professionnel représente généralement un challenge de taille pour une entreprise. Outre les formalités propres à un déménagement, il faut également penser à l’organisation à adopter avant, pendant et après, ainsi qu’à toutes les questions logistiques, comme le transport des meubles ou des documents. Pour ce dernier point, vous pouvez faire appel au distributeur d’emballages VPK, un professionnel de qualité.
Un déménagement nécessite de passer du temps et de prendre certaines décisions. Pour coordonner les opérations logistiques de l’entreprise, pensez à nommer un responsable déménagement pour chaque équipe ou service. Celui-ci pourra jouer le rôle de coordinateur et rapporter au chef d’entreprise les différents besoins de chacun. Ainsi, le responsable pourra coordonner toutes les opérations de façon harmonieuse et suivre le bon déroulé des différentes étapes du déménagement. En cas de retard ou de contretemps, il pourra dégager du temps et réajuster les opérations. Le fait de nommer un responsable pour chaque équipe permettra ainsi d’alléger les charges de travail et de responsabiliser les équipes face au déménagement.
Un déménagement serein est un déménagement clairement organisé et planifié. Utilisez la date du déménagement et la liste des tâches à effectuer pour créer un rétro-planning. Établissez un cahier des charges très précis comportant un planning détaillé qui permettra à tous de mieux maîtriser le déroulement du déménagement, tout en évitant les oublis ou les retards, qui peuvent être une source de stress.
Le délai accordé à chaque tâche peut varier en fonction de la taille de l’entreprise, mais l’enchaînement des événements sera le même. Pour construire un calendrier efficace, vous pouvez opter pour l’élaboration d’un rétro-planning en classant les tâches nécessitant un long délai d’organisation et celles qui peuvent être faites au dernier moment, ou choisir un classement thématique des tâches et les organiser ensuite selon un planning pour chaque groupe d’activité (logistique, administratif, déménagement, etc.). Le plus important est de définir clairement votre organisation et de vous y tenir jusqu’à la fin du déménagement.
Le choix et la préparation des cartons
Avant même de mettre vos affaires en carton, pensez à faire un tri dans les documents et les dossiers pour vous débarrasser des éventuels éléments qui ne seraient pas nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Cela concerne également le mobilier : un déménagement est une bonne occasion de trier et de se débarrasser des meubles obsolètes, superflus ou non fonctionnels. Vous pouvez en faire don à une association ou à vos employés, ce qui vous permettra de faire une bonne action tout en déménageant plus léger avec le strict nécessaire.
Une fois ce tri effectué, vous pouvez commencer à emballer votre matériel, vos dossiers, ainsi que les éléments qui ne sont pas utilisés au quotidien, pour ne garder que le strict nécessaire qui sera emballé à la dernière minute la veille du déménagement. Concernant les cartons, pensez à choisir du matériel de qualité et résistant. En effet, il est primordial de choisir des cartons de bonne qualité pour transporter des documents et du matériel pouvant vite peser lourd. De plus, les cartons doivent pouvoir être manipulés à plusieurs reprises et résister au transport sans abîmer ce qu’ils contiennent.
Une fois vos cartons remplis et fermés soigneusement, pensez à les identifier de façon claire et précise en écrivant dessus le nom de votre entreprise et le contenu du carton afin que la société de déménagement puisse facilement dispatcher les cartons le jour du déménagement.
Les formalités administratives
Parmi les tâches à réaliser pour préparer un déménagement, les formalités administratives font partie des priorités. Dès que vous récupérez votre nouvelle adresse professionnelle, pensez à la déclarer aux administrations françaises et à vos clients, vos partenaires et vos prestataires par mail ou par courrier, sans oublier de mettre à jour votre site internet. Petit à petit, modifiez l’adresse présente sur vos documents officiels (brochures, cartes de visite, signatures de mails, lettres à en-têtes, etc.). Si vous le souhaitez, il s’agit du moment idéal pour revoir le graphisme de vos visuels.
Si vous respectez à la ligne le calendrier des opérations établi précédemment, le jour du déménagement sera une simple formalité. Une fois installé dans vos nouveaux locaux, vous pouvez mettre en œuvre une cellule spéciale destinée à résoudre les éventuels soucis liés au déménagement, comme un carton manquant, un téléphone qui ne marche pas, ou encore un ordinateur ne parvenant pas à se connecter au réseau. Vous pourrez ainsi centraliser tous les petits dysfonctionnements et les résoudre plus efficacement.
