AG de copropriété : un vote par correspondance reçu moins de 3 jours francs avant ne compte pas

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Voter par correspondance : un droit ouvert à tout copropriétaire depuis 2020

Pendant des décennies, le copropriétaire absent n'avait qu'une solution : confier un pouvoir à un voisin ou au syndic, avec le risque de voir sa voix utilisée dans un sens qu'il n'avait pas choisi. La loi Elan de 2018, puis l'ordonnance de 2019 qui a réécrit une partie de la loi du 10 juillet 1965, ont changé la donne.

L'article 17-1 A de la loi de 1965 permet désormais à chaque copropriétaire de participer à l'assemblée générale de trois façons : en présence physique, par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique qui permet son identification, ou en votant avant la séance au moyen d'un formulaire de vote par correspondance. Le décret du 2 juillet 2020 a précisé les conditions, et un arrêté du même jour, publié au Journal officiel le 3 juillet, a fixé le modèle du formulaire.

La crise sanitaire a accéléré l'usage. Des assemblées entières se sont tenues avec une poignée de présents et une pile de formulaires sur la table du président de séance. Six ans plus tard, le réflexe est resté dans beaucoup d'immeubles, surtout là où une partie des copropriétaires vit loin, loue son logement ou travaille en semaine aux heures de réunion.

Ce droit n'a pas besoin d'être voté par l'assemblée générale : aucun règlement de copropriété ne peut l'interdire, et le syndic n'a pas à donner son accord. Il suffit de respecter la forme et le calendrier. Rappel pratique : le texte de référence est le premier alinéa de l'article 17-1 A, consultable sur le site Légifrance, et les modalités d'envoi figurent dans le décret de 1967 sur la copropriété des immeubles bâtis.

Le formulaire de vote : un modèle officiel que le syndic ne peut pas amputer

Le formulaire n'est pas une lettre libre. Il suit le modèle annexé à l'arrêté du 2 juillet 2020, consultable sur le texte de l'arrêté fixant le modèle de formulaire publié sur Légifrance. Le syndic peut l'adapter à l'ordre du jour de votre assemblée et le compléter, mais l'arrêté interdit de supprimer la moindre mention du modèle.

Le document comporte plusieurs blocs :

• Votre identification : nom, adresse, lots détenus et nombre de voix (tantièmes) correspondant.
• La liste des résolutions inscrites à l'ordre du jour, chacune avec ses cases de vote.
• Les mentions d'information sur les règles : délai de réception, effet d'une résolution amendée, effet de votre présence le jour de la séance.
• La date et la signature, sans lesquelles le document ne vaut rien.

Pour chaque résolution, vous cochez une seule case. Une case cochée deux fois, une rature illisible, une résolution oubliée : le décret du 17 mars 1967 assimile tout formulaire sans sens de vote précis à un vote défavorable. Remplissez le document au stylo, d'un trait net, et gardez une copie, photo ou scan.

Service-public.fr propose aussi le modèle à remplir sur sa fiche dédiée, la page du formulaire de vote par correspondance d'un copropriétaire. Il sert si le syndic a omis de vous transmettre le sien, à condition d'y reporter fidèlement l'intitulé des résolutions de votre propre ordre du jour. Une association de copropriétaires comme l'ARC publie aussi un guide et une fiche pratique sur le sujet, utiles pour un premier dossier d'assemblée.

Ce que vous recevez avec la convocation

La convocation à l'assemblée générale part au moins 21 jours avant la date de la réunion, sauf urgence prévue au règlement. Elle contient l'ordre du jour, les projets de résolutions, les documents utiles au vote (devis de travaux, budget, comptes) et le formulaire de vote par correspondance. Lisez les annexes avant de cocher quoi que ce soit : un devis de ravalement à 80 000 euros ne se juge pas sur sa seule ligne de résumé.

Le délai de trois jours francs : comment le calculer sans se tromper

C'est l'erreur la plus fréquente. Pour être pris en compte, le formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion. Reçu, pas envoyé. Et « francs » change tout le calcul.

Un délai franc ne compte ni le jour de réception ni le jour de l'assemblée. Prenons une assemblée générale fixée au jeudi 20 novembre. Les trois jours francs pleins sont le lundi 17, le mardi 18 et le mercredi 19. Votre formulaire doit donc être entre les mains du syndic le dimanche 16 au plus tard, ce qui revient en pratique au vendredi 14 ou au samedi 15 pour un courrier.

Date de l'AG	Jours francs	Réception au plus tard
Jeudi 20 novembre	17, 18 et 19 novembre	Dimanche 16 novembre
Mardi 9 juin	6, 7 et 8 juin	Vendredi 5 juin
Samedi 14 mars	11, 12 et 13 mars	Mardi 10 mars

Une lettre recommandée met souvent deux à quatre jours à arriver, parfois plus si personne n'est présent à l'agence pour la retirer. Visez une semaine de marge. Un formulaire reçu la veille de la séance sera écarté, et vous serez considéré comme absent : ni pour, ni contre.

Comment envoyer votre vote au syndic

Le décret du 2 juillet 2020 a ouvert plusieurs voies pour l'envoi du formulaire, avec un point commun : le syndic doit pouvoir dater la réception.

• La lettre recommandée avec accusé de réception : la plus sûre, l'avis de réception prouve la date d'arrivée.
• La remise en main propre contre récépissé ou émargement, à l'agence du syndic professionnel ou au syndic bénévole.
• Le courriel, à l'adresse que le syndic a indiquée dans la convocation, formulaire scanné et signé.

Beaucoup de syndics proposent aussi le vote sur leur site ou leur espace en ligne, avec un outil de mise en forme du formulaire : il suffit d'indiquer votre choix pour chaque résolution. La plateforme sert alors d'outil d'envoi électronique : vérifiez que vous recevez une confirmation horodatée et conservez-la. Si la plateforme tombe en panne la veille du délai, c'est vous qui risquez de perdre votre voix, pas le syndic.

Le syndic, de son côté, doit annexer les formulaires reçus à la feuille de présence. Vous pouvez demander à les consulter. Ces données personnelles restent couvertes par les règles de protection habituelles : elles servent à la tenue de l'assemblée et ne peuvent pas être diffusées hors de ce cadre.

Résolution amendée en séance : le piège du copropriétaire défaillant

Voici la règle qui surprend le plus. Votre formulaire porte sur le texte des résolutions tel qu'il figurait dans la convocation. Mais en assemblée, les présents discutent. Ils peuvent modifier un montant, choisir un autre devis, changer une date de travaux.

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— Top Actu (@topactualitefr) 14 octobre 2026

Lorsque la résolution est amendée en cours de séance, le votant par correspondance qui avait voté « oui » est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. Son vote favorable ne compte plus, puisqu'il portait sur un autre texte. Les votes « non » restent, eux, comptés tels quels.

Le cas se présente plus souvent qu'on ne le croit. Un syndic propose un ravalement à 80 000 euros. En séance, le conseil syndical obtient l'ajout d'une option d'isolation qui porte le chantier à 95 000 euros. Votre « oui » au premier devis tombe : vous êtes défaillant sur la résolution finale. L'immeuble vote sans vous.

Le revers de la médaille est intéressant. Un copropriétaire défaillant fait partie de ceux qui peuvent contester une décision devant le tribunal judiciaire, comme les opposants, dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal par le syndic. Si l'amendement change profondément la résolution, ce droit de recours peut devenir votre filet de sécurité.

Le cas du second vote

Certaines décisions relèvent de la majorité absolue de l'article 25 de la loi de 1965, calculée sur les voix de tous les copropriétaires, présents ou non. Si une résolution n'atteint pas ce seuil mais recueille au moins un tiers des voix, l'assemblée peut procéder immédiatement à un second vote à la majorité simple. Ce second tour se joue sur le même texte : votre formulaire y garde sa valeur, sauf si la résolution a été modifiée entre-temps. Relisez le procès-verbal pour vérifier comment votre voix a été prise en compte.

Présence, visioconférence, pouvoir : ce qui annule votre formulaire

Changer d'avis reste possible. L'arrêté prévoit qu'au moment du vote, le formulaire n'est pas pris en compte si le copropriétaire, l'associé ou son mandataire est présent à l'assemblée générale. Vous avez envoyé votre formulaire, puis votre réunion de travail est annulée ? Venez : votre vote en séance remplace celui du papier.

La participation par visioconférence fonctionne comme une présence. Encore faut-il que l'assemblée ait décidé, lors d'une réunion précédente, des moyens techniques et que le syndic les mette en place. Le copropriétaire connecté vote en direct, résolution par résolution, et suit les débats, y compris les amendements. C'est le moyen le plus sûr d'éviter le piège du vote défaillant quand une résolution sensible est à l'ordre du jour.

Le pouvoir reste une troisième voie. L'article 22 de la loi de 1965 limite à trois le nombre de délégations de vote qu'un même mandataire peut recevoir. Il peut en détenir davantage seulement si le total de ses voix et de celles de ses mandants ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat. Le syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent jamais recevoir de mandat.

Mode de participation	Suit les débats	Effet d'un amendement
Présence physique	Oui	Vous votez sur le nouveau texte
Visioconférence	Oui	Vous votez sur le nouveau texte
Pouvoir à un mandataire	Par le mandataire	Il vote selon vos consignes ou son appréciation
Vote par correspondance	Non	« Oui » assimilé à un défaillant

Les votes qui restent impossibles ou risqués par correspondance

Le vote par correspondance porte sur des résolutions écrites à l'avance. Tout ce qui naît en séance lui échappe.

• Les questions ajoutées pendant l'assemblée : une résolution absente de l'ordre du jour ne peut de toute façon pas être votée, mais une simple discussion peut déboucher sur un texte amendé.
• Le choix entre plusieurs devis : si la convocation en propose trois et que la séance en retient un quatrième, votre formulaire ne vous représente plus.
• L'élection du président de séance : elle a lieu en début de réunion et dépend des présents.
• Les débats sur la gestion du syndic : votre avis sur ses comptes ou son renouvellement s'exprime par la case cochée, sans pouvoir réagir aux explications données en séance.

Sur une assemblée sans enjeu particulier, approbation des comptes et budget courant, le formulaire suffit largement. Sur des travaux lourds, un changement de syndic ou une décision qui touche votre lot, la visioconférence ou un pouvoir donné à un voisin de confiance reste plus sûr. La même prudence vaut d'ailleurs pour toute décision collective sur un bien partagé, comme lorsqu'on cherche à sortir d'une indivision.

Notre conseil : un calendrier en quatre dates pour ne pas perdre sa voix

Un vote par correspondance réussi tient en quelques gestes, à caler dès réception de la convocation.

1. J-21 ou plus : vous recevez la convocation et le formulaire. Lisez toutes les annexes, notez vos questions.
2. J-15 : posez vos questions au conseil syndical ou au syndic par courriel. Une réponse peut changer votre vote.
3. J-10 : remplissez, datez, signez, puis envoyez par lettre recommandée ou par courriel à l'adresse indiquée.
4. J+30 environ : vous recevez le procès-verbal. Vérifiez que votre vote figure, et notez le point de départ du délai de deux mois pour contester.

Pour un bailleur qui gère son bien à distance, ce calendrier rejoint celui de la gestion locative : une assemblée qui vote des travaux pèse sur vos charges et sur votre rentabilité. Le même calcul vaut pour un propriétaire qui veut acheter une résidence secondaire en copropriété loin de chez lui : la possibilité de voter à distance fait partie du vrai coût de détention.

Pour suivre l'explication en image, l'Institut national de la consommation a consacré un épisode de sa série ConsoMag à la participation à distance aux assemblées de copropriétaires.

Peut-on voter par correspondance quand on est seul à ne pas pouvoir venir ?

Le syndic peut-il refuser mon formulaire ?

Non, s'il respecte le modèle officiel, porte votre signature et arrive dans le délai de trois jours francs. Le syndic peut en revanche l'écarter s'il est reçu trop tard, non signé ou impossible à lire. Il ne juge jamais le sens de votre vote.

Puis-je voter par correspondance sur une partie des résolutions seulement ?

Le formulaire couvre l'ordre du jour entier. Une résolution laissée sans case cochée compte comme un vote défavorable, selon le décret du 17 mars 1967. Mieux vaut cocher une réponse sur chaque ligne, en sachant qu'une abstention cochée sur le formulaire vaut, elle aussi, un vote défavorable.

Mon formulaire est arrivé en retard : que se passe-t-il ?

Il n'est pas pris en compte et vous êtes considéré comme absent à l'assemblée générale des copropriétaires. Vous conservez le droit de contester une décision dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal, comme tout copropriétaire défaillant.